Sense of Urgency 

Mình bắt đầu nghe về khái niệm này thông qua các lớp học project management, bắt đầu sử dụng khi còn là User Growth cho ZP, và sử dụng chuyên nghiệp hơn khi mình bắt đầu vị trí Senior Product Manager ở công ty hiện tại.Mình sẽ phân tích tư duy cấp bách dưới góc nhìn lý thuyết và thực tiễn, đồng thời đề xuất cách áp dụng nó vào quản trị sản phẩm, đổi mới công nghệ và làm rõ cách tư duy này có thể giúp một cá nhân hoặc 1 business không chỉ chạy nhanh hơn, mà còn chạy đúng hướng trước khi thị trường thay đổi.

A. Cơ sở lý thuyết:

Khái niệm này được đề cập nhiều trong lĩnh vực quản trị và đổi mới, đặc biệt qua công trình của John P. Kotter (2008) về quản lý thay đổi. Theo Kotter, một trong những nguyên nhân chính khiến nhiều tổ chức thất bại trong cải cách là thiếu đi cảm giác cấp bách cần thiết để thúc đẩy hành động. Điều này cũng phù hợp với nguyên tắc quản lý thời gian của Eisenhower (1954), trong đó nhấn mạnh rằng nếu chúng ta không xử lý các vấn đề quan trọng trước khi chúng trở thành khẩn cấp, chúng ta sẽ luôn bị động trong công việc và mất đi cơ hội phát triển.

Các mô hình liên quan:

Nguyên tắc Eisenhower (Ma trận Urgency-Importance)

Tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower đã đưa ra một phương pháp giúp con người ưu tiên công việc hiệu quả:

• Quan trọng & Khẩn cấp – Làm ngay

• Quan trọng nhưng Không khẩn cấp – Lên kế hoạch

• Không quan trọng nhưng Khẩn cấp – Ủy quyền hoặc xử lý nhanh

• Không quan trọng & Không khẩn cấp – Loại bỏ

Tư duy cấp bách giúp bạn tập trung vào những việc quan trọng trước khi chúng trở nên khẩn cấp, giống như con kiến chuẩn bị lương thực trước khi mùa đông đến.

Tư duy "Burning Platform" (John Kotter)

John Kotter, chuyên gia về quản lý thay đổi, nói về cảm giác cấp bách trong các tổ chức:

• Nếu không có động lực mạnh, con người sẽ trì hoãn thay đổi.

• "Burning Platform" là tình huống khi một tổ chức nhận ra nếu không hành động ngay, họ sẽ gặp nguy hiểm.

• Khi mọi người hiểu lý do cấp bách, họ sẽ tự động điều chỉnh hành vi để giải quyết vấn đề trước khi quá muộn.

Tư duy Lean và Kaizen (Cải tiến liên tục)

Trong sản xuất và quản lý doanh nghiệp, phương pháp Lean nhấn mạnh giảm lãng phí và cải tiến liên tục (Kaizen).

• Tư duy cấp bách giúp nhóm làm việc không trì hoãn, tối ưu hóa quy trình, đảm bảo mọi thứ được hoàn thành trước khi trở thành vấn đề lớn.

B. Case Study:

01. Apple và Cuộc Cách Mạng iPhone (Tư duy cấp bách để đi trước đối thủ)

Vào đầu những năm 2000, Steve Jobs nhận ra rằng điện thoại di động đang dần thay thế máy nghe nhạc. Nếu Apple không hành động ngay, iPod có thể trở nên lỗi thời.
✅ Hành động cấp bách: Apple đẩy nhanh phát triển iPhone, ra mắt năm 2007, trước khi thị trường thay đổi quá nhanh.
📌 Bài học: Nếu mình không chủ động thay đổi, thị trường sẽ thay đổi trước mình.

02. Netflix – Chuyển đổi số kịp thời (Không đợi đến khi quá muộn)

Ban đầu, Netflix là dịch vụ cho thuê DVD qua bưu điện. Nhưng Reed Hastings thấy trước rằng streaming sẽ thay đổi ngành giải trí.
✅ Hành động cấp bách: Họ đầu tư mạnh vào nền tảng streaming, dù lúc đó công nghệ chưa phổ biến.
📌 Bài học: Không chờ đến khi thị trường buộc phải thay đổi mới thích nghi.

03. Hàn Quốc và bài học phát triển ngành bán dẫn:

Ngành công nghiệp bán dẫn của Hàn Quốc, nơi đóng góp 8% GDP quốc gia và đạt doanh thu 129 tỷ USD xuất khẩu, đã trải qua những bước phát triển lâu dài từ cách đây hơn 50 năm. Hàn Quốc hiện là quốc gia thống trị lĩnh vực chip bộ nhớ toàn cầu, chiếm tới hơn 55% thị phần thế giới.

Khoản đầu tư nước ngoài đầu tiên vào ngành bán dẫn Hàn Quốc được thực hiện bởi công ty Komy của Mỹ vào tháng 12/1965. Mặc dù quy mô đầu tư tương đối nhỏ nhưng đây là bước quan trọng đầu tiên trong việc phát triển ngành chất bán dẫn trong nước, dẫn tới khoản đầu tư lớn đầu tiên được Fairchild Semiconductor – công ty bán dẫn lớn nhất Hoa Kỳ thời đó – thực hiện vào năm 1969.

Cũng bởi khoản đầu tư của Fairchild đặt ra những điều kiện chưa có tiền lệ, gồm sở hữu 100% và tự do tiếp cận thị trường nội địa, chính phủ Hàn Quốc đã phải sửa đổi Luật đầu tư nước ngoài nhằm thu hút thêm vốn và công nghệ nước ngoài trong tương lai.

Trong giai đoạn ngành công nghiệp bán dẫn còn sơ khai, nguồn đầu tư lớn từ nước ngoài đã đóng vai trò quan trọng đối với chiến lược thúc đẩy ngành công nghiệp điện tử trong nước của Hàn Quốc. Luật pháp cũng đã được thay đổi nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chiến lược thu hút đầu tư nước ngoài của chính phủ.

Luật Khuyến khích vốn nước ngoài được ban hành năm 1969, đưa ra nhiều hình thức khuyến khích khác nhau cho đầu tư nước ngoài như miễn thuế 5 năm, miễn thuế nhập khẩu hàng hóa và nguyên liệu thô, và giảm 50% thuế thu nhập doanh nghiệp.

Quả thật, sau trường hợp của Fairchild, nhiều công ty bán dẫn và điện tử Mỹ đã đổ bộ tới Hàn Quốc để thành lập các liên doanh hoặc sở hữu độc quyền. Theo sau Mỹ là các cường quốc điện tử khác như Nhật Bản, với sự hiện diện của Toshiba năm 1969.

✅ Nếu xem xét qua lăng kính tư duy cấp bách, ta có thể rút ra một số bài học quan trọng từ cách Hàn Quốc phát triển ngành này:

• Chính phủ Hàn Quốc tích cực thu hút đầu tư nước ngoài thay vì chờ đợi doanh nghiệp tự đến. Họ sửa đổi luật đầu tư, miễn thuế, và giảm rào cản pháp lý để hấp dẫn các công ty quốc tế.

• Họ không chỉ tập trung vào sản xuất đơn thuần mà còn hướng đến học hỏi công nghệ, đảm bảo chuyển giao tri thức để sau này có thể tự chủ.

• Hàn Quốc miễn thuế 5 năm, giảm 50% thuế thu nhập doanh nghiệp, và miễn thuế nhập khẩu nguyên vật liệu để đảm bảo các doanh nghiệp nước ngoài nhìn thấy lợi ích rõ ràng.

• Các chính sách ưu đãi này không kéo dài vô thời hạn mà được thiết kế để tạo động lực cấp bách, buộc doanh nghiệp phải tận dụng cơ hội ngay thay vì trì hoãn.

Không phụ thuộc vào nước ngoài – Xây dựng năng lực nội tại nhanh chóng:

• Họ đầu tư mạnh vào giáo dục và R&D, đào tạo kỹ sư và nhà khoa học để tự phát triển công nghệ thay vì phụ thuộc vào đối tác nước ngoài.

• Họ chủ động dịch chuyển từ lắp ráp sang thiết kế chip – không chờ đến khi thị trường yêu cầu, mà tạo ra xu hướng trước khi đối thủ làm điều đó.

• Đến nay, Hàn Quốc không chỉ dẫn đầu về chip nhớ mà còn đang mở rộng sang AI, chip bán dẫn tiên tiến, cạnh tranh trực tiếp với các công ty Mỹ.

💡 Bài học: Một doanh nghiệp hoặc quốc gia không thể chờ đợi sự trưởng thành tự nhiên – họ phải đẩy nhanh quá trình học hỏi và làm chủ công nghệ nếu muốn cạnh tranh.

04. Case Study từ các dự án mình quản lý:

Khi quản lý nhiều dự án cùng lúc, việc rèn luyện tư duy cấp bách giúp bạn xử lý nhanh chóng những nhiệm vụ quan trọng, trong khi phản tỉnh giúp bạn tối ưu cách làm việc để không bị cuốn vào vòng xoáy bận rộn mà thiếu hiệu quả.

Mình luôn bắt đầu ngày mới với câu hỏi “Điều gì là QUAN TRỌNG NHẤT?”

📌 Hành động (Tư duy cấp bách):

Trước khi bắt đầu ngày làm việc, dành 5 phút để xác định 3 việc quan trọng nhất trong ngày.

Dùng quy tắc “Urgent vs. Important”: Việc nào cần làm ngay, việc nào quan trọng nhưng chưa cấp bách, việc nào có thể giao cho người khác.

🧐 Phản tỉnh:

• Cuối ngày, tự hỏi: “Hôm nay mình có thực sự tập trung vào 3 việc quan trọng nhất không?”

• Nếu không, lý do là gì? Có phải mình bị cuốn vào những công việc nhỏ lẻ không quan trọng?

  Ví dụ, mình có một tuần bận rộn với loyalty engine và các dự án khác, Thay vì cố gắng làm tất cả cùng lúc, mình sẽ ưu tiên:
  ✅ Xác định xong tiêu chí tính điểm cho loyalty engine.
  ✅ Chốt phương án để POC loyalty hiệu quả mà không cần phải đợi hệ thống hoàn thành.

  2. Áp dụng “2-Minute Rule” để tránh trì hoãn

📌 Hành động (Tư duy cấp bách):

• Nếu một việc mất dưới 2 phút, hãy làm ngay (trả lời email ngắn, xác nhận thông tin, giao task cho team).

  Nếu một việc lớn hơn, hãy chia nhỏ và bắt đầu ngay, thay vì chờ đợi thời điểm hoàn hảo.

  🧐 Phản tỉnh:

  Nếu có nhiệm vụ nào bị trì hoãn lâu, hãy tự hỏi:

  “Mình có đang chờ một điều kiện hoàn hảo mới bắt đầu không?”

  “Có thể chia nhỏ công việc này để làm từng phần không?”

  💡 Ví dụ: Mình cần viết tài liệu hướng dẫn tích hợp API cho ngân hàng. Đừng đợi đến khi có đầy đủ thông tin, hãy bắt đầu với một bản nháp đơn giản trước, rồi hoàn thiện dần.

3. Sử dụng “Time Blocking” để tránh bị cuốn vào những việc vụn vặt

📌 Hành động (Tư duy cấp bách):

• Dành khung giờ cố định cho từng loại công việc (ví dụ: 9h-11h chỉ tập trung vào product strategy, 14h-15h trả lời email & họp).

• Đặt giới hạn thời gian cho từng task, tránh sa đà vào các công việc không quan trọng.

🧐 Phản tỉnh:

• “Mình có thường xuyên bị phân tán bởi những công việc không quan trọng không?”

• “Khung giờ nào trong ngày mình làm việc hiệu quả nhất?”

💡 Ví dụ:
Nếu bạn hay bị cuốn vào họp quá nhiều, hãy thử giới hạn các cuộc họp vào một khoảng thời gian cố định trong ngày.

4. Giao việc thông minh – Không làm mọi thứ một mình

📌 Hành động (Tư duy cấp bách):

• Xác định những công việc có thể ủy quyền hoặc tự động hóa.

• Dùng nguyên tắc 70% Rule: Nếu ai đó có thể làm 70% tốt như bạn, hãy giao cho họ.

🧐 Phản tỉnh:

• “Có task nào mình đang ôm việc mà người khác có thể làm không?”

• “Mình có thể đào tạo hoặc chuẩn hóa quy trình để giảm tải công việc không?”

5. Dành thời gian phản tỉnh mỗi tuần để cải tiến cách làm việc

📌 Hành động (Tư duy cấp bách):

• Mỗi tuần, dành 30 phút cuối tuần để review lại công việc:

  • Những gì đã làm tốt?

  • Những gì chưa hiệu quả?

  • Tuần sau mình cần thay đổi điều gì?

🧐 Phản tỉnh:

• “Mình có dành quá nhiều thời gian cho việc không tạo ra giá trị không?”

• “Cách làm việc của mình có thể cải thiện như thế nào?”

Kết luận từ các case study:

Tư duy cấp bách không chỉ là làm việc nhanh hơn, mà là nhìn xa hơn, đi trước đối thủ, và tạo ra điều kiện để phát triển thay vì chờ đợi.

C. Làm sao để rèn luyện sense of urgency:

Tư duy cấp bách không phải là bẩm sinh mà có thể rèn luyện qua các thói quen và phương pháp cụ thể. Để xây dựng và duy trì sense of urgency, bạn cần kết hợp giữa tư duy chiến lược, thói quen làm việc hiệu quả, và văn hóa hành động nhanh.

Tuy vậy, dưới góc độ của mình, mình khuyên các bạn nên áp dụng tư duy cấp bách cùng kĩ năng phản tỉnh. Trong cuốn Harvard lúc 4h30 sáng, tác giả cho rằng tư duy phản tỉnh là một trong những tư duy được đánh giá cao của sinh viên họ. Tư duy cấp bách giúp chúng ta hành động nhanh, quyết đoán, trong khi phản tỉnh giúp ta hiểu rõ bản chất vấn đề, điều chỉnh chiến lược để không chỉ làm nhanh mà còn làm đúng. Khi kết hợp cả hai, chúng ta không chỉ chạy nhanh mà còn chạy đúng hướng.

Cách rèn luyện tư duy cấp bách thông qua kỹ năng phản tỉnh:

1. Xác định rõ ràng điều gì là QUAN TRỌNG và CẤP THIẾT:

Nhận Thức Rõ Mức Độ Cấp Thiết

• Xác định điều gì thực sự quan trọng: Không phải mọi thứ khẩn cấp đều quan trọng. Hãy phân biệt giữa nhiệm vụ cần làm ngay (critical tasks) và nhiệm vụ có thể lên kế hoạch.

• Tư duy như một người ra quyết định: Hãy tự hỏi: Nếu không làm ngay, hậu quả là gì? Điều này giúp bạn thấy rõ tầm quan trọng của hành động nhanh chóng.

• Luôn đặt câu hỏi "What’s next?" Sau khi hoàn thành một nhiệm vụ, hãy lập tức chuyển sang bước tiếp theo thay vì trì hoãn.

💡 Kết hợp phản tỉnh:

• Sau mỗi ngày, dành 5-10 phút tự hỏi:

  • "Hôm nay mình dành thời gian cho điều gì quan trọng nhất?"

  • "Có nhiệm vụ nào mình đang trì hoãn mà đáng lẽ phải xử lý ngay?"

  • "Mình có đang tập trung vào những việc thật sự tạo ra giá trị không?"

📌 Ví dụ thực tế:
Trong dự án, nếu sau một tuần bạn nhận ra đội nhóm tập trung quá nhiều vào giao diện mà chưa giải quyết tỷ lệ nhận diện sai, phản tỉnh giúp bạn điều chỉnh lại ưu tiên, tập trung vào tối ưu thuật toán trước.

2. Rút ngắn thời gian từ quyết định đến hành động

Giảm Thiểu Sự Chần Chừ

• Áp dụng quy tắc 2 phút: Nếu một nhiệm vụ có thể hoàn thành trong vòng 2 phút, hãy làm ngay.

• Sử dụng kỹ thuật Pomodoro: Làm việc tập trung trong khoảng thời gian ngắn (25 phút), sau đó nghỉ ngắn để duy trì sự nhạy bén.

• Thiết lập deadlines chặt chẽ: Đặt thời hạn ngắn hơn thực tế để tạo áp lực vừa đủ, buộc bạn phải hành động nhanh hơn.

💡 Kết hợp phản tỉnh:

• Khi đưa ra quyết định, đặt câu hỏi:

  • "Mình có thể hành động ngay với những gì đang có không?"

  • "Mình có đang mất quá nhiều thời gian để suy nghĩ mà chưa hành động không?"

  • "Nếu quyết định này sai, mình có thể học được gì thay vì sợ thất bại?"

📌 Ví dụ thực tế:
Khi làm việc với ngân hàng trong dự án JCB, nếu họ chưa quyết định cách gửi dữ liệu, thay vì đợi, bạn có thể chủ động phản tỉnh:

• "Mình có thể đề xuất một phương án cụ thể không?"

• "Mình có thể cung cấp một tài liệu hướng dẫn để giúp họ ra quyết định nhanh hơn không?"
  Từ đó, bạn có thể chủ động gửi gợi ý, rút ngắn thời gian chờ đợi.

3. Xây dựng văn hóa “Deadline không linh động”& Tạo Môi Trường Làm Việc Đẩy Cao Tốc Độ

• Khuyến khích văn hóa "chủ động hành động": Trong đội nhóm, hãy tập trung vào việc ra quyết định nhanh và giảm thiểu sự trì hoãn.

• Luôn rõ ràng về mục tiêu: Khi giao nhiệm vụ, hãy nhấn mạnh kết quả mong muốn và thời gian hoàn thành.

• Giữ năng lượng cao: Cơ thể và tâm trí khỏe mạnh giúp duy trì sự tập trung và nhạy bén với các nhiệm vụ.

💡 Kết hợp phản tỉnh:

• Sau mỗi dự án hoặc milestone, hỏi:

  • "Những yếu tố nào khiến deadline bị lùi lại?"

  • "Chúng ta có thể làm gì để lần sau không bị chậm trễ?"

  • "Có nhiệm vụ nào có thể hoàn thành sớm hơn không?"

📌 Ví dụ thực tế:
Sau khi triển khai gamification cho khách hàng, bạn có thể phản tỉnh:

• "Chúng ta có thể rút ngắn thời gian thử nghiệm không?"

• "Có bước nào không cần thiết hoặc có thể tự động hóa không?"
  Từ đó, bạn điều chỉnh quy trình cho những lần triển khai sau.

Phản tỉnh ngay khi gặp trở ngại thay vì trì hoãn

Khi gặp khó khăn, thay vì bỏ qua hoặc chờ đợi, hãy tự hỏi:

"Mình có thể làm gì ngay bây giờ để tiến lên dù chỉ một bước nhỏ?"

"Lý do thực sự khiến mình trì hoãn là gì?"

"Có cách tiếp cận nào khác không?"

📌 Ví dụ thực tế: Bạn muốn cải thiện tốc độ nhận diện hóa đơn của một sản phẩm liên quan đến AI nhưng bị giới hạn về dữ liệu training. Thay vì trì hoãn chờ thêm dữ liệu, bạn có thể phản tỉnh:

"Mình có thể tạo dữ liệu giả lập để tăng tốc không?"

"Có mô hình AI nào tối ưu hơn mà mình chưa thử không?" Từ đó, bạn có thể bắt tay vào giải quyết ngay thay vì đợi điều kiện hoàn hảo.

5. Học hỏi từ thất bại để cải tiến liên tục

"Thỉnh thoảng khi mọi thứ sụp đổ, chúng ta mới tìm về được đúng vị trí"

💡 Kết hợp phản tỉnh:

• Sau mỗi thất bại hoặc kết quả không như mong đợi, đặt câu hỏi:

  • "Mình đã làm sai ở đâu?"

  • "Nếu làm lại, mình sẽ làm gì khác đi?"

  • "Mình đã bỏ qua dấu hiệu cảnh báo nào?"

📌 Ví dụ thực tế:
Giả sử bạn ra mắt một tính năng mới nhưng ít người sử dụng, thay vì chỉ thúc ép làm nhanh hơn, hãy phản tỉnh:

• "Có phải mình chưa hiểu rõ nhu cầu khách hàng?"

• "Mình có thể thử nghiệm với nhóm nhỏ trước thay vì tung ra toàn bộ không?"
  Điều này giúp bạn không chỉ làm nhanh mà còn làm đúng.

D. Kết luận: Sự cân bằng giữa tốc độ và suy ngẫm

🔥 Tư duy cấp bách giúp bạn hành động nhanh. 🧠 Phản tỉnh giúp bạn hành động đúng.

💡 Nếu chỉ có tư duy cấp bách mà không phản tỉnh, bạn có thể mắc sai lầm nhanh hơn. 💡 Nếu chỉ phản tỉnh mà không hành động, bạn sẽ mãi mãi phân tích mà không tạo ra kết quả.

✅ Cách tốt nhất là kết hợp cả hai: Làm – Phản tỉnh – Điều chỉnh – Làm tiếp.

Và cuối cùng, 1 điểm quan trọng nhất ở level quản trị, đó chính là phải xác định được full picture. Có nhiều việc gấp nhưng hãy đứng cao hơn vị trí bạn ngồi để quy hoạch lại chính xác bức tranh mà bạn cần vẽ. Từ đó, khi bạn nhìn thấy việc lớn thì hãy plan để làm việc nhỏ. Như vậy việc quản lý của bạn mới hiệu quả.

Dù chúng ta nói nhiều về tư duy cấp bách, nhưng hãy chú trọng đến tư duy hệ thống:

Trong quản trị dự án, đặc biệt là khi xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc, tư duy cấp bách giúp đảm bảo tiến độ, nhưng để đạt hiệu quả tối đa, nhà quản lý cần kết hợp với tư duy chiến lược – tức là xác định bức tranh tổng thể trước khi giải quyết từng nhiệm vụ cụ thể.

🔹 Xác định toàn cảnh ("Full Picture")
Theo tư duy hệ thống (Systems Thinking), mọi quyết định quản trị không nên chỉ dựa trên những tác vụ cấp bách trước mắt, mà cần xem xét trong một cấu trúc tổng thể. Điều này giúp tránh việc chỉ phản ứng với các vấn đề tức thời mà không có kế hoạch dài hạn.

Ví dụ, trong việc xây dựng Loyalty Engine, thay vì chỉ tập trung vào việc tích hợp API hay tối ưu quy trình xử lý dữ liệu, bạn cần trả lời câu hỏi lớn hơn:
✅ Mục tiêu chiến lược của loyalty này là gì? (Tăng retention? Tối ưu CLV? Mở rộng hệ sinh thái?)
✅ Những thành phần nào quan trọng nhất trong hệ thống? (Dữ liệu, quy tắc tính điểm, UI/UX, hành vi khách hàng)
✅ Những tác vụ nào nên ưu tiên để phục vụ toàn cảnh?

🔹 Lập kế hoạch chiến thuật từ góc nhìn vĩ mô
Khi đã có bức tranh tổng thể, việc chia nhỏ nhiệm vụ theo nguyên tắc Big Picture → Small Tasks giúp tối ưu quản lý công việc. Điều này tương đồng với phương pháp OKRs (Objectives & Key Results), trong đó:

• O (Objective): Mục tiêu tổng quát cần đạt.

• KRs (Key Results): Các kết quả chính phải hoàn thành để đạt mục tiêu đó.

Ví dụ:
🎯 Mục tiêu: Tạo hệ thống loyalty có thể mở rộng để tích hợp nhiều ngân hàng.
📌 Kết quả chính:

• Hoàn thiện framework API mở cho các ngân hàng đối tác.

• Xác định tiêu chí tích điểm linh hoạt.

• Triển khai thử nghiệm với ít nhất 3 ngân hàng trong 3 tháng.

🔹 Tư duy phản tỉnh: Liên tục điều chỉnh bức tranh lớn
Bức tranh tổng thể không phải là một kế hoạch cố định, mà cần điều chỉnh theo dữ liệu thực tế. Việc quản lý hiệu quả không chỉ nằm ở lập kế hoạch ban đầu, mà còn ở khả năng phản tỉnh để cập nhật chiến lược theo thời gian.

👉 Tóm lại: Một nhà quản trị giỏi không chỉ giải quyết việc cấp bách mà còn phải "đứng cao hơn vị trí của mình" để nhìn toàn cảnh, từ đó thiết lập lộ trình hợp lý, đảm bảo từng hành động nhỏ đều góp phần vào mục tiêu lớn.

ANNIE